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商会规章

上海市河北商会规章制度

 

第一章   商会工作职能

第二章   商会机构设置及岗位责任

    一、秘书处

    二、会员部

    三、外联部

    四、招商部

    五、信息部

    六、宣传部

    七、投资部

第三章  商会行政管理规定

    一、行为规范

    二、办公用品领用及使用

    三、卫生安全管理

    四、电话管理

    五、印制名片、邮递制度

    六、档案管理制度

第四章 商会会议制度及规定

    一、常务副会长会议

    二、会长议事会议

    三、秘书处会议

第五章 商会会长轮值制度

第六章 商会人事管理制度

第七章 商会财务管理规定

第八章 商会会费收缴、使用和管理办法

第九章 商会财产管理规定

第十章 商会印章管理规定

第十一章商会车辆使用管理规定

第十二章商会期刊、简报及文件发放规定

    一、《上海冀商》期刊

    二、《冀商简报》

    三、商会文件

    四、发文审批

 

 

第一章   商会工作职能

 

1、商会秉承“立足上海,服务长三角,发展河北”的宗旨,为上海河北两地的经济和社会建设及会员企业的健康发展努力做好各项服务工作。

2、商会在沟通政府与企业、河北与上海、企业与市场及和兄弟商会联络方面起到桥梁、纽带作用。

3、商会为会员提供与政府有关部门的沟通与建议渠道。

4、商会为会员的合法权益(法律、经济、劳动纠纷等)提供服务。

5、商会为会员提供改革、管理、发展的咨询服务。

6、商会为会员提供各类经营管理知识与岗位技能培训服务。

7、商会为会员提供专题研讨,专业讲座与参观学习服务。

8、商会为会员提供出国(境)考察、交流和参展服务。

9、商会为会员提供推荐先进评比及社会荣誉称号表彰等服务

10、商会为会员提供政策法规等信息服务,每月赠送一份冀商简报(电子版),每个季度赠送一份上海冀商会刊。

11、商会为会员提供联谊、商务,金融等交往活动。

12、商会为会员提供法律咨询,法律诉讼等服务,帮助企业解决有关法律问题。

13、商会为会员提供在《上海冀商》等刊登企业简介,介绍企业发展等服务。

 

 

第二章   商会机构设置及岗位责任

 

根据上海市河北商会第三届第二次理事会议通过的商会秘书处机构设置为:会员部、招商部、投资部、联络部、信息部、宣传部等6个部以及秘书处其岗位职责:

一、秘书处岗位职责

1、日常接待、接听电话、收发传真、上传下达

2、文档登记、管理工作(来电来函、报纸、刊物、音响、图片等)

3、做好会议记录,写好会议纪要,做好工作记录、电话记录、

大事记、工作总结、会员通讯录等工作

4、会议及活动的筹备、组织工作(落实到会人员、地点、资料)等

5、做好《冀商》杂志、《冀商简报》的审定及商会文件的撰写、下发

6、商会网站的完善和更新工作

7、收取会费,按财务管理制度收支做帐

8、领导交办的其他工作

二、会员部岗位职责

1、发展会员,建立会员间的联系网络,加强与各会员单位的联络

2、推荐副会长,理事人选

3、了解会员单位发展情况及会员的思想状况,意见建议等,做好上传下达

4、会同有关部对会员进行各项培训教育工作

5、帮助会员排忧解难,凝聚人心工作

三、联络部岗位职责

1、负责对外联络的有关工作,发挥对外联络的作用

2、整理经济、政策等信息,为商会决策和会员企业发展提供服务

3、在会员间开展形式多样的交流与合作,实现优势互补、信息互递、资源共享、利益双赢的局面

  4、组织会员举办和参加各种展销会、交易会、洽谈会,协同有关部加强与外界的经贸交流招商引资工作

5、负责本会的其他外事工作

四、招商部岗位职责

1、负责以商会名义组织的经济考察、项目招商等活动的具体实施工作

2、组织会员参加各种展览会、交易会、推介会等商贸活动

3、组织会员走出去考察访问,组织对外经济合作和交流工作

4、负责有关招商联谊活动的接待工作

五、信息部岗位职责

1、负责经济信息的收集、汇总和发布工作

2、为会员提供市场、技术和商品信息

3、积极推动会员之间,会员与有关商团组织及个人之间进行

各种形式的合作

4、承办秘书处交办的其他工作

六、宣传部岗位职责

1、负责商会活动策划及组织工作

2、负责冀商杂志及冀商简报的编辑出版工作

3、发挥通讯报道员的作用,宣传商会工作和会员单位

4、会同有关部对会员进行各项培训教育工作

5、承办秘书处交办的其他工作

七、投资部岗位职责

1、为会员单位提供投融资相关信息和服务,指导会员单位投资理财及

业务发展牵线搭桥

2、负责与其他机构开展投融资合作服务,积极开拓融资渠道

3、定期组织投融资方面的培训和讲座

4、积极促进会员单位联合投资行为,协调会员间的投融资关系

5、负责会员经商投资情况和经营状况的调研工作,为商会的

工作决策提供重要信息

         

 

第三章   商会行政管理规定

 

一、行为规范

 1、接待来宾,要面带笑容,语调愉快,举止仪态大方得体,

有礼貌且态度诚恳。

      2、电话联络时要礼貌用语,态度和蔼,不徐不疾,吐字清晰,

表达得体,并准确无误地表达信息。

3、注意自身修养,以勤勉、敬业的精神做好工作。

4、 维护商会的声誉,不说有损商会的话,不做有损商会的事。

5、对会员企业平等对待,一视同仁。

二、办公用品领用及使用

 1、 由秘书处负责办公文具的预算、采购、保管、发放等工作。

      2、节约开支,复印纸要正反两面使用,空白处可裁成便笺使用。

 3、办公用品不得归私或私用。

三、卫生及安全管理

 1、为静化环境,禁止在办公区域吸烟、随地吐痰。

 2、保持室内、桌面整洁,及时清除垃圾,禁止乱堆乱放。

 3、办公区域严禁存放易燃、易爆物品。

 4、经常检查电脑、复印机、饮水机、空调等电源接口,消除不安全隐患。

 5、个人物品妥善保管,现金等贵重物品不要存放在商会办公室内。

 6、下班或加班离开办公室时锁好门窗、关灯;关闭空调、电

脑、复印机、饮水机等电器设备的电源。

 7、维护公共卫生,遵守物业管理规定。

四、电话管理

 1、打电话前要对通话内容做好构思,表述简洁、明确、减少通话时间,

避免耗资、占线。

 2、因公打长途电话要做好登记,记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交谈结果。不允许打私人长途电话。

五、印制名片、邮递制度

 1、工作人员印制名片要经秘书长同意。

 2、名片要按商会统一格式印制。

      3、非急件寄普通信件,重要怕丢信件、物品寄隔日快递,特

急经秘书长同意方能寄当日快递。

六、档案管理规定

1、商会档案是指商会在工作中形成的真实历史记录和法律责任依据,并具有保存价值的全部文件材料。

2、商会档案归商会所有,是商会重要的无形资产,受法律保护,任何人不得擅自销毁、损坏、涂改、虚假制作、变卖、赠送或占为己有。

3、商会档案按类别分工管理。财务部门负责财务档案以及因资金筹措、理财、资本运作而形成的合同等档案的管理;秘书处负责各类证照、文件、重要合同,设备图纸,声像资料,会议纪要,决议以及其它具有查考、利用价值的材料档案的管理。

4、秘书处财务部门应指定专人负责档案管理。档案管理人员负责档案的收集、整理、保管并提供利用,维护档案的完整、准确、系统和安全。

5、凡是反映商会工作活动、具有查考利用价值的文件材料均应归档。

6、档案移交时要填写移交目录清单一式两份,交接双方按目录清单清点,并在目录清单上签字。

 

 

第四章   商会会议制度及规定

 

会议制度及规定是为保证商会有关指令的顺利贯彻、执行,确保商会工作有序的进行,切实提高工作效率。

一、本会议制度及规定所指的会议包括:

(一)常务副会长会议;

(二)会长议事会议;

(三)、秘书处会议;

二、会议召集和主持:

常务副会长会议、会长议事会议由会长负责召集和主持,并由秘书长负责落实会务活动。会长外出,因特殊情况需要召开会议的,由会长指定他人负责召开并主持会议;秘书处会议由秘书长负责召集和主持。

 

三、常务副会长会议由会长、执行会长、常务副会长、秘书长组成。常务副会长会议不定期召开,主要对商会重要工作、重大事项等进行决策。

四、会长议事会由会长、执行会长、常务副会长、副会长、秘书长、副秘书长组成。会长议事会议原则上每季召开一次,会议地点可在会长单位间轮值,本次会议确定下次会议的地点。遇有重大问题需讨论决定时应及时召开会议,会长议事会议讨论决定下列事项:

(一)商会各项重点工作;

(二)制订商会年度工作计划和中、长期发展规划;

(三)落实各部门年度考核办法;

(四)协调处理各部门间的工作;

(五)讨论并处理临时发生的各类重大事项;

(六)秘书处专职员工的工资及福利待遇;

(七)其他应由会长议事会讨论、决定的重要事项。

五、秘书处会议每月召开一次,主要传达、学习上级及商会有关文件精神,通报商会工作情况和听取秘书处工作人员工作汇报。参加人员为秘书处及各部部长。

六、各种会议要由专人负责会议记录。会长议事会议、秘书处会议的会议记录由秘书长指定专人负责记录。

七、对会议形成的重大问题的决策要形成会议纪要,并经会长签发后存档。

八、会议纪律:

(一)与会者应妥善安排好工作,必须准时出席会议;

(二)与会者因工作或其他原因不能出席会议应事前请假,不能无故缺席,如既不请假又不参加会议三次以上者点名批评;

(三)与会者对会议的各项内容应充分发表意见,一经会议决定的事项应共同遵守,严格执行。

 

 

第五章   商会会长轮值制度

 

根据商会工作需要建立商会会长轮流值班制度:

一、每年年底制定商会下年度1月—12月份会长值班安排;

二、每月安排2—3名会长值班;

三、会长值班主要职责是商会对外的接待、走访会员单位以及处理商会当月有关

工作等事宜;

四、每月底召开会长碰头议事会,值班会长通报当月有关工作情况以及讨论交流

有关问题;

五、轮值会长在值班当月发生的有关费用问题,原则上由值班会长自行解决。

 

 

第六章   商会人事管理制度

 

根据上海市河北商会《章程》规定,特制定商会劳动人事管理制度。

一、 机构设置和用工原则

(一)商会常设机构为商会秘书处,下设会员部、联络部、信息部、招商部、投资部、宣传部等六个部。商会根据发展需要,可适时调整组织机构。

(二)商会本着平等竞争、择优录用的原则聘用员工。

(三)商会专职秘书长应经理事会聘任,商会应与其签订与理事会聘期相等的劳动合同或劳务合同,并免试用期,如需免去秘书长职务,要经理事会讨论通过。

(四)商会拟录用的常设机构员工由秘书长提名,经会长办公会议讨论通过后,员工与商会在平等自愿、协商一致的基础上订立劳动合同或劳务合同,明确双方的责、权、利、确立商会与员工之间劳动关系。

二、用工形式

(一)劳动合同制员工以劳动手册为就业凭证,与商会签定劳动合同,商会按国家有关规定为员工办理用工登记及“三金”关系的建立、转移手续,双方确立正式劳动关系。

(二)劳动合同期限根据不同的工作性质和岗位职级确定,具体为:

1、办事员:2年

2、部门负责人及以上:4年

(三)试用期

1、根据上海市政府的有关规定,试用期纳入劳动合同期限内。

2、试用期限为1至6个月,视劳动合同期限确定。一年或两年期劳动合同,试用期为1个月;4年期劳动合同,试用期为3个月。

3、试用期员工工资按该岗位工作标准的80%计发。

(四)转正

1、试用期满前10天,如员工符合转正条件的,则通知本人撰写工作小结,由秘书长签字批准后,试用合格者按期转正并定级定薪;如员工不符合转正条件,经秘书长批准后延长试用期或解除劳动合同。

2、试用期内经综合考核工作表现突出者,可缩短其试用期期限,由秘书长签字批准后,提前予以转正并定级定薪。

(五) 退职手续。经一方提出双方同意终止和解除劳动合同关系,在办理员工离职内部手续后,由商会开具“上海市职工退工通知单”,并负责到劳动部门办理退工手续。

(六)劳动合同制员工

1、凡已离休、退休或因其他原因不具备办理用工登记条件的员工,商会与其签订劳动合同,作为双方建立劳动关系的依据。

2、下列劳动合同制员工不享受商会提供的各项劳动保险待遇:

(1)已离、退休;

(2)在原工作单位已享有永久性劳动保险福利待遇(如协保)的;

(3)因其他原因不符合办理劳动保险条件的。

3、劳动合同制期限参照劳动合同制标准,试用期由双方协商确定。

4、劳动合同制员工转正手续及试用期工资标准同本制度第三条。

5、如合同一方提出双方同意终止合同,在办理员工离职内部

手续后双方解除劳动关系。

三、劳动福利

(一)商会按国家规定为员工办理各项劳动保险,缴纳各项费用。

(二)商会员工享有元旦、国庆等国家法定假日及法律法规规定的其他假日;在商会工作满1年~10年的员工每年可享受5天的带薪公休假,满10年以上的可享受10天带薪休假。商会为员工提供各项必要的工作条件,提供工作午餐费。

四、请假考勤

(一)考勤表作为记录员工每月出勤情况的原始凭证。

1、秘书处工作人员原则上按规定时间准时上下班。

早上9:00---12:00下午13:00---17:00

2、秘书处工作人员无故迟到旷工将酌情处罚。

(二)请假手续。员工请假需填写请假单,并附相关证明,

如:病假证明单、婚、产、丧假证明等,其中员工向部门负责人请假,部门负责人向秘书长请假。员工请假必须遵守“事先请假,准假后再执行‘的原则。若遇本人或家属急诊、家庭突发事件等特殊情况的,应及时电话请假,经同意后,假满上班当天补办请假手续。

(三)审批权限。

1、员工请假1天(含)由部门负责人签批,2天及以上由秘书长签批。

2、凡未经准假或未办理(补办)请假手续的缺勤一律作旷工处理。

3、员工请公休长假,需提前一周向秘书长报告,经同意后执行。

五、薪资标准及计发方式

(一)以岗位职级确定员工月收入标准并报会长办公会议审议通过。每年对员工进行工作考核,依据考核结果适时调整工资收入标准。

(二)员工出缺勤考核统计

1、月收入月计天数基数为20.9天。

2、国定假、法定贾、公假、公休假按正常出勤核计。

3、如需要在国定假、法定假加班,经会长同意按国家有关

规定计算薪酬。

       4、探亲假、婚、丧、产假按国家相关规定执行。

       5、新进、离职员工,按新进(离职)当月的实际工作日平均计发。

(三)月收入发放,按当月考核下月15日发放,遇节假日顺期提前。

六、附则

(一) 凡遇超出本制度规定的特殊情况,报会长办公会议审议批准后执行。

(二) 本制度如与商会《章程》规定相悖,以《章程》为准。

(三) 本制度如与国家政策、法律法规相悖,以国家政策、法律法规为准。

 

 

第七章 商会财务管理规定

 

为加强商会财务管理,规范财务活动行为,提高资金使用效益,增强自我发展能力,促进商会的快速、健康的发展,根据财务部《民间组织会计制度》、(财会【2004年】7号文)及《上海市社会团体财务制度》的有关规定,结合商会的实际情况,特制定本办法。

一、商会财务管理的任务(财务收支的审核、审批)

(一)认真做好各项财务收支的计划、控制、核算和分析工作,有效利用各项资源,管理资金、盘活资金,充分发挥资金的使用效益。

(二)商会使用票据为上海市社会团体统一专用收据。收据由会计从上海市票据中心购买后,出纳按序号从会计那里登记领用,各项收入出纳必须开具上海市社会团体统一专用收据收取,收据使用应依次按编号使用,填写内容准确完整。所有联次记载的内容、金额必须完全一致。作废收据的联次应完整收回并附于原存根联上使用完的收据按时交回会计保存。

(三)商会是独立的法人,依法享有法人财产权利和民事权力,承担民事责任。所以商会财务工作在会长统一领导下开展,由秘书处负责日常管理,具体业务由会计、出纳实施。一切费用支出由会长“一支笔”审批。为了便利日常工作的开展,会长可根据实际需要授权秘书长审批商会的日常管理经费支出。其中:

1、单项开支金额在5000元以下(含5000元)的费用由秘书长审批;

2、单项开支金额在5000元以上50000元以下的费用事先必须请示会长同意,经秘书长审核后,由会长签批;

3、单项开支金额超出50000元以上的费用必须经会长办公会议讨论同意,秘书长、会长会同签批。

商会财务日常报销程序为:报销人填报单据一会计审核一秘书长审批一出纳报销。超过会长授权秘书长审批权限的单据报销程序为:报销人填报单据一会计审核一秘书长审核一会长审批一出纳报销。报销日期为每月报销两次(15日,30日)。年终报销的时限不许跨年,当年的发票在当年的十二月三十一日之前必须交到财务,如有特殊情况需与会领导和财务部门进行沟通,出差人员自回来十日内到财务办理票据报销。报销人员必须在每张报销凭证后面注明事由,无事由说明者不予报销。会长对审批商会的捐资款项和其他重大业务活动费用的支出,应以理事会或常务理事会通过的决议为依据。

(四)会长、执行会长、常务副会长、副会长因商会工作需要开支的,统一又秘书长按上述原则办理。秘书处聘用工作人员的工资待遇等开支,由秘书长提出意见,由会长签批。

(五)每季度向副会长以上商会领导报送财务收支报表。

(六)每半年向监事会和理事会报告商会收支明细账。

(七)每年向会员大会报告本年度经费收支决算和下年度经费收支计划。会员单位和监事会对财务收支有质疑,会长委托秘书长及财务人员负责解释。

(八)法人代表离任时,须做离任审计。

二、现金,银行存款及往来结算的管理

(一)严格执行现金管理条例,当日库存现金不得超过5000元库存最高限额,出纳员每天下班之前必须检查保险柜支票、印章是否放置妥当。

(二)提取现金必须有计划,有安排,提取人民币5000以上的须

报会长审批,严禁替外单位和个人套取现金。

(三)当日收取现金要在当日送存银行,不得坐支,透支或用白条抵库。

(四)加强对银行结算凭证的管理。签发支票要填写支票使用登记册,注明使用时间、用途、金额、领用人。

(五)不允许签发空头、空日支票,签发的支票必须填写收款单位及大小写金额。

(六)银行账号只供本会业务收支结算使用,严禁出租,出借其他单位或个人使用。

(七)对往来结算款要逐笔登记,准确反映其形成、结算及增减变动情况。预付款项要经秘书长签字后支付,应收款项要按期清理、催收,不得长期挂账。如引起经济纠纷,由经办人、财务人员和负责人共同处理。

三、票据及有关印章的管理

(一)商会应加强与货币资金相关的票据的管理,明确规定会计负责专用收据的保管,出纳负责银行票据的保管。

(二)银行印章的管理,实行两章分管并用制,财务专用章由出纳保管,法人代表印章由秘书长保管。严禁一人保管银行支付款项所需的全部印章。

四、会计档案的保管

(一)会计档案要及时装订,装订是应按类分项装订,封面内容要填写清楚、完整。

(二)会计档案由会计人员专人保管(出纳不得兼任)原则上会计档案不得外借,特殊情况必须经会长书面批准并办理借阅的相关手续,借阅后要按时完整归档。内部人员查阅由会计人员负责。

(三)保管期满的会计档案如需销毁,必须编制销毁清册,报会长审批同意,档案销毁时须由商会领导现场监督。

五、财产的管理与清查

(一)商会应加强财产物资的管理,设立物资备查登记簿及时登记所有资产。存货及固定资产每两年盘点一次,并对盘点的结果呈报会长做出相应处理,务必做到帐、物相符。

(二)每年年初由秘书处会同财务组织编制年度收支预算,报经理事会审核通过后批准实施。每年要有一个财务分析,分析的内容严格按照理事会的要求执行,要做到“重点突出,层次明了,有理有据”有解决的措施和办法。每年年末由财务编制决算报告,对比当年收支预算的差额部分要进行定量和定性分析。

六、财务岗位职责

(一)会计岗位

1、认真学习国家法律、法规、财经制度,结合本单位实际,制定会计制度及会计管理的相关规定,在会计实践中不断完善和贯彻执行,做好把关守口工作。

2、不断学习专业知识和业务技能,提高自身业务素质,适应不断更新发展的新形势。

3、按会计制度设置会计帐簿,按记账规定及时登帐,做到内容完整,数字真实准确;及时编制各种报表,使季报、年报、预决算报表计算准确,掌握相关的平衡关系,重大事项和重大变动都有详细说明;保证会计信息的合法性、真实性、完整性、做到帐证、帐帐、帐表、帐实相符。

4、按照规定进行会计监督。通过对会计凭证的审核,对不真实,不合法的原始凭证不予受理,对不准确、不完整的原始凭证予以退会,要求更正、补偿;通过财产清查,发现帐簿记录与实物款项不符,按有关规定做出处理或报请单位负责人处理,通过办理财政收支,制止、揭发违反财经纪律、法规和规章制度的行为。在领导和有关部门进行检查、审计时,积极配合,如实提供有关资料,反映情况。

5、每季向会长、秘书长报告财务状况、增加财务信息透明度,增强监管力度。

6、建立健全会计档案管理制度,妥善保管会计凭证、帐簿、报表和有关资料。

7、加强有形资产的管理。商会的物品、固定资产要每年进行一次盘点,避免流失、损毁。

8、五千元以上要按合同规定付款,同时有审批手续。

9、会计人员移交工作应填制移交清册,列明有关物品清单,对未了事项要有书面说明,对有关会计事项要详细介绍给接替人员,移交清册须移交人、接交人、监交人签字认可。

(二)出纳岗位

1、协助会计做好资金收支业务及登记日记账工作。

2、学习有关会计政策法规,与出纳有关的业务技术要达到一定

的熟练在实践中不断地总结经验,努力提高政策水平和专业技能。

3、根据现金和银行存款等货币资金的管理规定,根据银行核定的库存现金额度管理现金,对现金收入和还款要及时解交银行,不能无敌坐支现金,不能套取现金,不开具空头支票,不白条抵库,不随意借支。

4、根据记账凭证逐笔顺序登记现金和银行存款日记账,做到日清月结。对未达帐项要及时查询和调整。不设小金库和账外账。

5、报销时要加强对原始凭证的审核,对不符的凭证应予退回。

不符手续的需要其补齐手续,然后报销。

6、出纳不得兼管收入,费用,债权,债务帐簿的登记工作,以及稽核工作和会计档案保管工作。

 

 

第八章 商会会费的收缴、使用和管理办法

 

根据商会章程的有关条例规定,为了规范会费的收缴和使用,提高商会财务管理的透明度,确保会费收入能更好地用于商会建设和组织相关活动,本会特制定如下办法。

一、商会会费标准

1、会长12万/年

2、执行会长5万/年

3、常务副会长4万/年

4、副会长3万/年

5、常务理事及理事5000/年

6、会员1000/年

二、会费暂缓

对于当年经营困难,缴纳会费确有困难的可提出书面申请,报经会长议事会议批准后,可以酌情暂缓缴费。

三、会费有效期限和缴纳会费的时间

    1、每年会费收缴时间为当年的元月一日至五月三十一日。

2、已经交纳第一次会费的会员,其会费有效期从每年的元月一

日至十二月三十一日止。

    3、被新批准加入商会的会员会费有效期,根据缴纳会费的时间计算。

4、会员“入会自愿,退会自由”退会会员所交的本年度会费不退。

四、会费的使用和管理

   商会会费的使用和管理应严格按照国家法律、法规、财经制度,结合商会的具体实际,有完整的会计制度及会计管理的相关规定,会计和出纳必须分开由专人负责。

五、会费的审批报销制度

全年商会会费的开支,由秘书处编制年度主要活动计划和经费预算,经会长会议批准后,按预算项目从紧从严掌握使用。预算内的开支由经办人签名,经秘书长审核,由会长同意并签名方可入账预算外的开支需要经办人向秘书长汇报审核后,经会长同意并签名方可入账。

1、一次性支出5万元以上的款项,必须经会长会议批准同意。报销时需经秘

书长审核、由会长签字方可入账。

2、一次性支出在5千元以上5万元以下的款项必须先报会长同意,报销时秘

    书长审查由会长签名方可入账(每月给专职人员工资除外)。

3、日常会务活动和办公开支在5千元以下的款项,由经办人签名,并报秘书长审定报销,

由秘书长签名入账。

4、除按报销单填报外,经手人要在发票背面或相关栏目内注明经费使用原由。

5、每年的财务收支明细经审计后报秘书长,副会长,常务副会长,执行会长,

    会长审阅,并在会员大会上公布。

6、每半年有两名常务副会长单位代表对会费的使用情况进行审核,并将账目

明细情况在理事会议范围内实行公开。

7、会员单位对财务的收支质疑,会长委托秘书长及财务人员负责解释。

六、专项赞助费

赞助费实行专款专用,目前主要用于回报家乡,专款支出应坚持严格的财务

管理制度,确保赞助费的使用安全。

 

 

第九章    商会财产管理规定

一、财产分类

(一)固定资产

1、标准:单价100元以上,使用年限一年以上。

2、分类:

A、办公用房及附属设施    B、机动车辆    C、办公家具

D、智能办公用品          E、文化娱乐用品 F、其他

(二)低值易耗品

1、标准:单价在100元以上2000元以下,使用年限一年以上。

2、分类:

A、办公耐用品  B、生活耐用品   C、其他。

二、财产购置

(一)商会购置总价值5000元以上财产,由秘书处提出申请,经会

长同意后实施。

(二)财产采购实施程序:

1、固定资产: 由财务部门填写“请购单”,经秘书长审核后报会

长审批,财务部门负责采购。

2、低值易耗品:总价在500元以内的低值易耗品,报经秘书长同

意,财务部门负责采购。

三、财产验收登记和保管

(一)财产验收:经办人按物品内容填写“入库单”,交保管员负责验收入库。

(二)分类建帐: 保管员负责对财产分类编号建帐。

(三)保管:

1、属于个人保管使用的财产,由个人填写“领料单”,经秘书长审批后领用,保管员按领用者个人名字设立“个人领用卡”,登记记录个人领用财产情况。

2、公共财产由保管员负责保管,共同使用。如需外借,应填写借条,经秘书长批准后予以借用,并记入“个人领用卡”,财产借用时限原则上不得超过半个月。

(四)财产转移移交

工作人员遇离职、调岗等变动,须办理财产转移、移交手续。由财产保管员按“个人领用卡”清查并收回借、领用的财产后,在相关的移交手续上签字,财务人员予以结算离职工资。

四、财产盘点

(一)每年12月进行财产盘点。

(二)财产盘点由财产保管员和财务人员共同进行。

(三)财产盘点应按帐帐相符、帐表相符、帐实相符原则,对公共财产和个人领用

财产进行全面盘点。

(四)财产盘点后,由财产保管员制作“盘点表”,财务人员签字后报秘书长审核、

相关部门留存。

(五)财产盘点后,如有盈亏应查明原因,填写财产盈亏申报表,总价值500元以内的由秘书长审批核销;500元以上的经秘书长审核、报会长同意后予以处理、核销。

(六)凡属个人保管或使用不当造成财产损失,由责任人负责按重置价赔偿。

 

 

第十章 商会印章管理规定

 

一、         本规定适用于商会的所有公章,发票专用章、财务负责人私章、法定代表人印鉴的刻制、保管、使用、销毁的管理。

二、         商会印鉴由秘书处统一刻制启用。其它部门以及个人严禁私自刻制、启用。刻制商会印鉴必须执有效凭证在具有合法执照的单位刻制。商会印鉴发生破损,应当及时刻制。新印鉴的印模必须与原印模一致。

三、         印鉴由秘书处保管

四、         印鉴专管人员要妥善保管好印鉴,严防失窃和预防他人使用。一旦发生印鉴失窃事件,应当及时向商会领导汇报并向有关部门办理相关手续。

五、         印鉴专管人员外出期间,为确保商会正常运转,应当委托他人暂时保管。代管人员对暂保管期间印鉴使用情况要作出详细记录,并在印鉴交接时提供印鉴使用清单。

六、         使用商会印鉴必须经商会秘书长批准、审核同意。下列文件必须经商会秘书长批准签字后方可使用:

(一)向上级政府部门报送的资料、证明;

(二)对外单位提供的资料,证明;

(三)其它应当由商会秘书长审批事项的相关书面文件、

资料(除特殊重大事项必须经会长批准同意)。

七、         对外签订的重大合同以及其它重大事项的书面文件、资料、

使用印鉴后应当登记并存档。

八、         商会法定代表人、财务负责人发生变更的,应当及时变更、启用相关印鉴。

九、         因印鉴变更或印鉴损坏而启用新印鉴的,原印鉴应在新印鉴启用之日收缴并封存。

十、         商会印鉴的销毁,必须经商会秘书长审核、会长批准。

十一、商会人员一般不得携带公章外出。因特殊情况而确需借用公章的,必须经商会秘书长同意报会长批准后并在“印鉴借用登记本“上注明用涂、借用人等有关手续后,方可借用。经办人员使用印鉴后,及时办理归还手续,注明归还日期。

十二、印鉴专管员外出期间,印鉴由专管员委托人员保管,其他人不得擅自动用印鉴。


第十一章 商会车辆使用管理规定

 

   一、车辆管理

1、商会公务车证照的保管、车辆的年审及车辆保险等事务统一由秘书处指定

专人负责。

2、使用公用车须事前向秘书处申请调派,临时紧急任务除外。

 3、未经批准,商会车辆不得借予无关的人员使用。

4、驾驶员不得擅自将公务车开回家或作私用,违者处罚。

 5、车辆应停放于指定位置。

6、驾驶员应爱护车辆,保证机件外观良好。

7、公务车辆的维修、保养指定专业厂家,统一结算,

8、公务车油料的使用要有记录。加油凭发票经商会领导签字后实报实销。

9、公务车辆设置驾驶记录,使用后记载行驶里程、时间、地点、用途。

10、因私借用公车应事先应向秘书长提出申请,所耗汽油费用需自付。

   二、违规与事故处理

      1、违反交通规则,其罚款由驾驶员负责。

      2、意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶员与

商会共同负担。

3、私用时发生事故,除扣掉保险赔付后全部费用由私人负担,车辆损坏

修复后归还。

4、由于驾驶人使用不当导致车辆损坏或故障,应依情节轻重,由商会与

驾驶人负担。

   三、驾驶员岗位责任制

      1、严格遵守交通规则。

      2、确保车辆行驶安全。

      3、对于商会客人,应热情服务,维护商会良好形象。

      4、确保车辆随时处于安全、准确、可靠的良好状态。

      5、完成商会交办的驾驶任务。

 

 

第十二章  商会期刊、简报及文件发放规定

 

一、《冀商》期刊发至:

 1、省委书记、副书记,省长、副省长,省人大主任、副主任,

省政协主席、副主席以及四套班子的秘书长、副秘书长;

 2、省法院、省检察院、省发改委、省工经联、省工商联等职能部门领导;

 3、各市书记、市长,市人大主任、市政协主席以及四套班子的秘书长;

 4、商会名誉会长、顾问;

 5、各省驻沪办事机构及兄弟商会;

 6、本商会会员;

 7、有关新闻媒体等等。

二、《冀商简报》

1、为节约及环保采用电子版报送。

2、报送省驻沪办、商会各会员单位(个人)。

三、商会文件

   1、“上海市河北商会”文件:用3号红色粗体,文号用4号宋体,

内容用4号仿宋。

   2、商会一般文件:标题3号黑体,内容4号仿宋。

   3、发至会员单位

   4、对外信函原则采取此格式。

四、文件审批

 所有商会下发文件都要由商会领导审批同意后方能下发。